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El 70% de las entidades del orden nacional tiene más de la quinta parte de su información sin digitalizar. Una de cada tres entidades (33,5%) no ha considerado digitalizar la información que tiene en papel. Esto significa que la digitalización aún se entiende como un medio utilizado para conservar documentos, sin reconocer el valor social y económico que se puede obtener de los datos contenidos en ellos, por ejemplo, mediante la optimización de servicios al ciudadano o la generación de nuevos modelos de negocio.

Estos son algunos de los resultados de la “Encuesta de diagnóstico para la explotación de datos”, hecha por el DNP en el primer semestre de 2017 y basada en un cuestionario que se envió a 209 entidades del orden nacional. Los resultados de la encuesta fueron complementados con una revisión específica a grupos focales de entidades, de acuerdo con sus características.

Para Luis Fernando Mejía, Director del DNP, la ausencia de cultura de datos evidencia un desafío de reconocer a los datos como un activo estratégico de la nación. “Sólo el 3,3% de las entidades cuenta con las condiciones para avanzar consistentemente hacia la implementación del Big Data y el aprovechamiento de los datos. El 96,7% restante requiere de intervenciones específicas para afrontar los retos actuales en cuanto a generación de valor social y económico con la explotación de datos digitales”, comentó Mejía. Agregó que, de acuerdo con lo reportado por las entidades, sólo se publica digitalmente el 0,05% de los activos de información que son públicos y están digitalizados.

Otra cifra que evidencia la situación actual es que el 61% de las entidades enfrenta barreras para acceder a datos del sector público, argumentando que la mayor es el exceso de trámites, seguida de la complejidad de requisitos. Esta primera radiografía le sirve al DNP, en el marco del Plan Nacional de Desarrollo 2014–2018 “Todos por un Nuevo País”, para la estructuración de la política pública de explotación de datos (Big Data) del Estado Colombiano, que debe presentar como documento CONPES en este segundo semestre del Esta política busca que los datos sean reconocidos como un recurso de infraestructura nacional de importancia estratégica, que debe gestionarse para la generación de valor social y económico.

Así mismo, con estos insumos el DNP desarrolló un indicador de digitalización agregada para el Estado colombiano, el cual expresa los avances para masificar la digitalización en las entidades y se mide en un rango de 0 (cero por ciento de la información se encuentra digitalizada por el 100% de las entidades) a 1 (100% de la información se encuentra digitalizada por el 100% de las entidades). “Encontramos que el indicador de digitalización agregada para el Estado colombiano se encuentra en un valor de 0,41, lo que evidencia que menos de la mitad de la información de las entidades públicas se encuentra en un formato (digital) en el que puedan extraerse los datos para su aprovechamiento, lo que sugiere que hay un valor potencial significativo aún por explotar”, comentó Mejía.

El Director del DNP llamó la atención también sobre el diagnóstico en cuanto al aprovechamiento de datos no estructurados, la ausencia de cultura de datos y la baja compartición de datos con el sector privado, detectados en la encuesta. “Sólo el 33% de las entidades afirman haber usado datos no estructurados en una solución de analítica de datos. El 54% de las entidades percibe que los datos abiertos de otras entidades no son importantes para el funcionamiento propio. Y el 31% de las entidades del orden nacional aun percibe que compartir datos con el sector privado no es relevante”, explicó Mejía.

Con este ejercicio, el DNP quiso conocer las principales necesidades y realidades de las entidades públicas, respecto de la captura, almacenamiento, procesamiento y análisis de los datos e información que se generan en sus respectivas dependencias.

El director del DNP agregó que, si bien hasta el momento el país no cuenta con una política para aprovechamiento de datos, existen otras intervenciones que impactan la generación de algunas condiciones iniciales para ello. Por ejemplo, Colombia ha avanzado de manera muy significativa en la formalización de acciones de gobierno orientadas a publicar algunos datos de las entidades gubernamentales y cuenta con un portal público en Internet que los centraliza.

“En Colombia, la principal barrera para implementar el Big Data que mencionan las entidades es la falta de capacitación en analítica de datos. La segunda barrera más importante es la falta de calidad de los datos, seguida de la complejidad para acceder a estos”, comentó Mejía.

Índice de preparación para el Big Data en el Estado colombiano (Big Data Readiness Index – BRI DNP-)

 El DNP construyó un índice que permite identificar el nivel de preparación para la explotación de datos (Big Data) de las entidades públicas, así como determinar los aspectos que requieren acciones específicas para que las entidades adopten las condiciones para generar valor social y económico con los datos.

Con este índice se evidencia que sólo el 3,3% de las entidades cuenta con las condiciones para avanzar consistentemente hacia la implementación del Big Data y el aprovechamiento de los datos, para generar valor social y económico al país. El 96,7% restante requiere de intervenciones específicas para afrontar los retos actuales en la materia. Lo anterior muestra la necesidad de desarrollar una política como la que se encuentra construyendo el gobierno nacional para la explotación de datos.

Las entidades que digitalizan

De acuerdo a la información recogida en la revisión realizada por el DNP, la entidad con mayor información digital es Ecopetrol con 3.600 TB (TeraBytes) almacenados. Si se compara con el tamaño y almacenamiento de una USB estándar (1 cm x 2 cm x 5 cm), que tiene capacidad de almacenar 8 GB (GigaBytes), la información de la petrolera cabría en 18 piscinas olímpicas (cada una mide 50 metros de largo por 20 metros de ancho por dos de profundidad).

La segunda entidad que reportó disponer mayor cantidad de información digitalizada es la DIAN, con 1.000 TB. Las diez entidades con menos información no superan las 10 TB. El DNP ocupa el lugar 18, con 127 TB de información digitalizada.

Top 10 de entidades con mayor cantidad de información digital (en TB):

  1. Ecopetrol: 3.600
  2. Dian: 1.000
  3. Dirección general de la Policía Nacional: 800
  4. Servicio Geológico Colombiano: 370
  5. Fodesep (Fondo de Desarrollo de la Educación Superior): 301
  6. Contraloría: 223
  7. Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS): 210
  8. Banco de la República: 201
  9. Ideam (Instituto de hidrología, meteorología y estudios ambientales): 200
  10. DANE: 200

Top 10 de entidades con menor cantidad de información digital (en TB)

  1. Vecol (Empresa Colombiana de Productos Veterinarios): 0,23
  2. Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional: 0,41
  3. Servicio Público de Empleo: 1,6
  4. Corte Constitucional: 2,4
  5. Dirección Nacional de Bomberos: 2,7
  6. Anla (Autoridad Nacional de Licencias Ambientales): 5
  7. Fiducoldex (Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior): 5,97
  8. Agencia Colombiana para la Reintegración: 8
  9. Fondo de Pasivo Social Ferrocarriles Nacionales de Colombia: 9
  10. Instituto de Casas Fiscales del Ejército: 9,8

Top 5 de entidades con mayor cantidad de activos públicos de información (Los activos de información son unidades documentales de estructura y contenido homogéneos con valor para la organización. Ejemplo: contratos, informes, historias laborales, resoluciones, actas. Estos activos corresponden al reporte que dieron las entidades, según lo contenido en su Registro de Activos de Información):

  1. Registraduría: 63.721.986
  2. Universidad Abierta y a Distancia: 500.000
  3. UPRA: 408.011
  4. Fondo Rotatorio Policía Nacional: 150.000
  5. DPS: 40.000

Top 5 de entidades con mayor cantidad de activos públicos digitales

  1. Registraduría: 332.000.000
  2. Universidad Abierta y a distancia: 500.000
  3. Fondo Rotatorio Policía Nacional: 150.000
  4. Superintendencia Nacional de Salud: 6.076
  5. Función Pública: 3.541

Top 5 de entidades con mayor cantidad de activos de información publicados digitalmente

  1. Fondo Rotatorio Policía Nacional: 150.000
  2. Función Pública: 17.760
  3. Superintendencia Nacional de Salud: 5.841
  4. Fondo de Previsión del Congreso de la República: 3.978
  5. Defensa Civil Colombiana: 2.000

Los retos que deben afrontarse de acuerdo con las conclusiones de la revisión diagnóstica: 

  • Bajos niveles de digitalización: El 70% de las entidades tiene más del 20% de su información sin digitalizar. El 33,5% no ha considerado digitalizar la información que tiene en papel.
  • Persistencia de procesos manuales en papel: El 89% de las entidades incorpora papel en la cadena de valor de sus procesos. Sólo el 41% reporta contar registros automáticos a digital.
  • Bajo volumen de datos del Estado: La información digital del Estado colombiano es cerca de 3 veces menos que la de una entidad del gobierno alemán, par al IDEAM de nuestro país. El Estado colombiano tiene 243 TB, frente a los 630 TB de German Climate Computing Center.
  • Bajos niveles de publicación: De acuerdo con el registro de activos de información de las entidades, sólo el 0,02% de los activos públicos de información se encuentran publicados digitalmente.
  • Bajo uso de la anonimización: El 31% de las entidades ha utilizado métodos de anonimización de datos. Esto sugiere la necesidad de fortalecer las políticas para masificar la compartición y uso de datos entre todas las entidades del Estado.
  • Barreras para usar la plataforma de interoperabilidad del Estado (PDI): El 85% de las entidades que ha usado la plataforma percibe barreras para su uso. El mayor reto identificado es aumentar la capacitación respecto de su uso y beneficios.
  • Barreras para acceder a datos de otras entidades: El 61% de las entidades ha tenido barreras para acceder a datos del sector público, la mayor barrera es el exceso de trámites, seguido de la complejidad de requisitos
  • Barreras para estandarización de la gestión: El 86% de las entidades considera que existen barreras para la interoperabilidad. La falta de estandarización en la gestión de datos de las entidades es la principal limitación
  • Interoperabilidad entre entidades: El 66% de las entidades tiene interoperabilidad con otras entidades. De estas, el 46% interopera con menos de 4 entidades, lo que puede ser una estadística baja cuando se pone en el contexto de la explotación masiva de datos.
  • Política de gestión de datos: El 36% de las entidades tiene una política de gestión de datos establecida. Esta es adoptada en su mayoría (45%) por medio de un instrumento blando.
  • Reglas de uso y propiedad intelectual: Sólo el 34% de las entidades tienen reglas de uso y propiedad intelectual previamente definidas.
  • Baja aplicación de mecanismos de gobierno de datos: El 37% de las entidades manifiesta no tener un registro de activos de información, lo cual afecta la gestión de los datos. El 98% percibe dificultades para mantener este instrumento.
  • Desaprovechamiento de datos no estructurados: Sólo el 33% de las entidades afirman haber usado datos no estructurados en una solución de analítica de datos.
  • Bajo uso de algoritmos para explotar datos: Sólo el 36% de las entidades dicen utilizar algoritmos para el análisis de datos. De estos, el 74% no evidencia claridad respecto al concepto de algoritmo para el análisis de datos.
  • Ausencia de cultura de datos: El 54% de las entidades percibe que los datos abiertos de otras entidades no son importantes para el funcionamiento propio.
  • La compartición reactiva de datos se asocia con barreras: Las entidades dicen tener altos niveles de compartición de datos al interior de la misma. Esta es mayormente reactiva (por solicitud del funcionario) y tiene una relación con la percepción de barreras para ejecutar dicha actividad.
  • Baja compartición de datos con el sector privado: El 31% de las entidades del orden nacional aun percibe que compartir datos con el sector privado no es relev

¿Qué dice la Ley sobre los datos?

En Colombia toda información de las entidades públicas se presume pública a menos que se demuestre lo contrario. Así mismo, mediante la Ley 1712 de 2014 se adoptó el registro de activos de información como una herramienta para asegurar su gestión, de forma que la información sea clara, completa, oportuna, cierta y actualizada. Ésta consiste en un inventario de toda la información de la Entidad (pública, publicada, medio en el que se encuentra, responsable, periodicidad de actualización) que debe ser coherente con las tablas de retención documental.

Los activos de información son unidades documentales de estructura y contenido homogéneos con valor para la organización. Por ejemplo, contratos, informes, historias laborales, etc.

En las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014- 2018 se establece la necesidad de una política de explotación de datos, la cual debe estar orientada hacia la generación de valor social y económico, y a la consolidación de datos e información digital, más amplia y de mayor calidad, que optimice el proceso de definición de políticas y toma de decisiones públicas.

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